تحسين سير العمل باستخدام BPM (Business Process Management)

بص يا سيدي أي شركة النهارده سواء صغيرة أو كبيرة عندها تحديات يومية: أوراق كتير قرارات متأخرة فرق شغل مش عارفة تركز في أولوياتها. كل ده بيأثر على النتائج وبيخلي المنافسين يسبقوك بخطوات. وهنا ييجي دور فكرة تحسين سير العمل أو زي ما بيتقال عالميًا Business Process Management (BPM). الفكرة ببساطة إنك تظبط خطوات شغلك تبسّط الإجراءات وتخلي كل واحد عارف بيعمل إيه وليه. وده بالظبط اللي بيركز عليه د. مصطفى مشالي كخبير في الخطط والاستراتيجيات التسويقية والاستشارات الإدارية والمالية.

يعني إيه تحسين سير العمل (BPM)؟

بص يا سيدي, تحسين سير العمل أو الـ BPM مش مجرد مصطلح معقد كده لأ هو في الأساس “الخريطة” اللي بترسم بيها خطوات شغلك جوه الشركة. يعني إيه؟ يعني مفيش حد يشتغل بعشوائية أو يضيع وقت في حاجات مالهاش لازمة. كل عملية ليها بداية ونهاية وكل موظف فاهم هو بيعمل إيه وبيسلم شغله لمين. النتيجة؟ الشغل بيبقى أسرع أوضح ومفيهوش لخبطة.

خليني أديك مثال من الحياة الواقعية: تخيل شركة بتستقبل طلبات من العملاء. من غير BPM الطلب ممكن يتوه بين خدمة العملاء اللي بتستقبله والحسابات اللي بتحاسِب والمخزن اللي بيجهّز المنتج. يعني تضيع أيام في مفيش. لكن لما تدخل فكرة تحسين سير العمل كل حاجة بتتم بشكل انسيابي: العميل يطلب → النظام يسجّل → المخزن يجهّز → التسليم يطلع. مفيش فوضى مفيش وقت مهدر كله ماشي على خط مستقيم زي السكة الحديد.

ليه الشركات محتاجة تركز على تحسين سير العمل؟

الشركات اللي ما بتركزش على تنظيم شغلها بتخسر كتير. 

أولًا: الوقت عندك أغلى من الذهب

في أي بيزنس الوقت اللي بيضيع بيرجع لك خسارة. تخيّل موظف قاعد يدور على ورق أو يلف على أقسام مختلفة عشان يمشي طلب واحد! هنا بتخسر وقت والمنافس في الناحية التانية بيكسب عميل جديد. تحسين سير العمل يخليك تستغل كل دقيقة صح وتوجّهها للشغل اللي فعلاً يضيف قيمة.

تانيًا: المصاريف اللي ملهاش عائد

كتير من الشركات بتلاقي نفسها بتصرف على عمليات معقدة من غير فائدة حقيقية. تلاقي موظفين شغالين في مهام متكررة ملهاش لازمة. لما تظبط السيستم بتاعك بـ تحسين سير العمل بتكتشف إن في مصاريف ممكن تختفي والفلوس دي تتحط في التسويق أو التطوير بدل ما تروح على “شغل روتيني”.

ثالثًا: الموظف مش آلة.. هو إنسان

لما الدنيا تبقى ملخبطة الموظفين نفسهم بيتعبوا. واحد مش عارف دوره بالظبط و التاني بيعيد نفس الشغل والتالت مش لاقي معلومة أساسية. النتيجة؟ إحباط وإنتاجية ضعيفة. إنما مع BPM الموظف بيبقى فاهم مكانه في الخريطة وده بيخلي عنده دافع إنه يشتغل أحسن.

رابعًا: العميل مش هيستنى

العميل النهارده عنده اختيارات كتير. لو لقى خدمتك بطيئة أو منتجك بيتأخر هيروح لغيرك من غير ما يفكر. تحسين سير العمل هنا مش بس جوه الشركة ده بيبان برّه عند العميل اللي بيحس انك سريع ومنظّم وبالتالي بيرجع لك تاني ويجيبلك عملاء جداد.

خامسًا: السوق مش بيرحم

المنافسة دلوقتي شرسة. كل يوم في حد جديد داخل السوق بأسلوب أسرع وأذكى. لو شركتك لسه بتعتمد على العشوائية والتجارب هتتأخر. إنما لما تشتغل على تحسين سير العمل بتبقى واقف على أرض صلبة: قرارات أسرع تحركات أوضح واستراتيجية محسوبة.

دور الاستشارات الإدارية في تحسين سير العمل

مفيش شركة تقدر تشوف كل مشاكلها بنفسها وده الطبيعي. علشان كده لما بتستعين بـ استشارات إدارية بتكسب عين خبيرة بتبص من برّه وتلاحظ اللي ممكن يكون مستخبي جوّه. الاستشاري الإداري المحترف بيبدأ بتحليل الوضع الحالي عندك: يشوف العمليات اليومية ماشية إزاي ويبدأ يفرّغ “الزحمة” اللي بتعطل الأداء. بعد كده بيرسم خطة مرتبة:

• يحدّد الأولويات اللي المفروض تركّز عليها.
• يبسّط الإجراءات اللي بتاخد وقت على الفاضي.
• يعيد توزيع المهام والموارد بشكل أذكى.

وجود مكتب استشارات إدارية بيختصر عليك سنين من التجارب العشوائية. بدل ما تجرب حاجة وتفشل فيها هو بيقدملك طريق مجرّب ومرسوم بعناية. والأهم من كده؟ إن الاستشاري بيخليك تركز على الصورة الكبيرة:

• ازاى تكبر شغلك؟
• ازاي تحسّن من إنتاج فريقك؟
• و ازاي تبني نظام يشتغل حتى من غير ما تتابع كل تفصيلة؟

يعني ببساطة: بدل ما تفضل تطفي حرائق كل يوم تبتدي تشوف قدّام وتتحرّك بثقة.

خطوات عملية لتطبيق BPM جوه شركتك

لو انت فعلًا ناوي تظبط الدنيا في شركتك وتخلّي كل حاجة ماشية على السطر تعالى نبدأ واحدة واحدة بخطوات بسيطة وسهلة التنفيذ وأهم حاجة إنك تكون فاهم “ليه” بتعمل كل خطوة مش بس “إزاي”.

حلّل الوضع الحالي 

قبل ما تتحرك لازم تبص حوالينك. شوف إيه العمليات اللي ماشية كويس وبتجيب نتيجة وإيه اللي عامللك صداع و مبيتحلش. متخافش من المواجهة اعترف بالعيوب زي ما هي.

حدد نقاط الضعف 

إسأل نفسك: المشكلة فين بالظبط؟ هل الفريق مش عارف يتواصل صح؟ ولا القرارات بتتأخر عشان كله مستني المدير الكبير يوافق؟ ولا يمكن النظام نفسه معقّد ومش عملي؟ تحديد المشكلة نص الحل.

اختار أدوات وأنظمة 

بعد ما تعرف الداء لازم تدور على الدوا. ساعات الحل بيبقى في برنامج متابعة بسيط يخلّي كل حاجة واضحة أو نظام CRM يخليك تعرف العميل ماشي معاك فين. المهم تختار اللي يناسبك مش اللي شكله “تريند”.

راقب وقيّم

مفيش خطوة بتنجح من أول مرة. جرّب شوف النتائج واسأل نفسك: هل فعلاً الكفاءة زادت؟ هل الفريق مبسوط أكتر؟ لو لأ غيّر وطور. الـ BPM مش خطة ثابتة هو عملية مستمرة.

السر مش إنك تنفّذ الخطوات دي وخلاص السر إنك تخليها جزء من ثقافة الشركة. يعني الموظف يحس إن النظام معمول عشان يسهّل عليه مش يعقده.

الأسئلة الشائعة

 إيه الفرق بين BPM وتحسين العمليات العادية؟

BPM بيبص للصورة الكبيرة للشركة كلها كنظام متكامل بيربط كل الأقسام مع بعض مش مجرد عملية منفصلة بتتظبط وخلاص زي الطرق التقليدية.

هل الشركات الصغيرة تقدر تستفيد من BPM؟

طبعًا تقدر لأن تحسين سير العمل بيساعدهم يوفروا وقت وفلوس ويخليهم يشتغلوا بشكل أذكى ويكبروا أسرع من غير ما يتكعبلوا في الروتين.

إزاي أختار مكتب استشارات إدارية مناسب؟

اختار مكتب عنده خبرة عملية و بيقدم استشارات إدارية ومالية مبنية على تحليل السوق ودراسة المنافسين عشان تضمن إن خططك تبقى واقعية وقابلة للتنفيذ.

الخلاصة

في الآخر, “تحسين سير العمل” مش رفاهية ده مستقبل أي شركة عايزة تكمل وتنافس. BPM بيساعدك ترتب بيتك الداخلي ويوفر لك وقت وفلوس ويخلي كل خطوة في شغلك واضحة. ومع وجود استشاري تسويق ومكتب استشارات إدارية فاهم السوق والمنافسين النتيجة بتكون مضاعفة.  لو حابب تبدأ تحول شركتك من شغل عشوائي لخطة واضحة مبنية على بيانات فمفيش أفضل من التواصل مع د. مصطفى مشالي الخبير في الخطط والاستراتيجيات التسويقية والاستشارات الإدارية والمالية عشان تبدأ الخطوة الأولى صح.